O encontro dos líderes das duas igrejas em Havana durou um pouco mais de duas horas. A assinatura solene do documento, que marcou o primeiro encontro na história do cristianismo entre o Papa da Igreja Católica Apostólica Romana e o Patriarca da Igreja Ortodoxa Russa, aconteceu em uma das salas do aeroporto internacional de Havana, onde também foi realizada a reunião.

O encontro do Papa e do Patriarca foi acompanhado por cerca de 200 jornalistas, mas a maior parte das conversações aconteceu a portas fechadas. Também participaram da reunião o diretor do conselho papal, o cardeal Kurt Koch, e pelo representante do departamento de relações exteriores da Igreja Russa, o Metropolita Ilarion.